Бюрократия или жизненно важная задача?

Деятельность каждой организации независимо от формы собственности и количества сотрудников регламентируется требованиями государственных органов. Они затрагивают и такую область, как отношение собственника с сотрудниками. Основными документами на государственном уровне регулирующим эти отношения являются:

      1. Конвенция по правам человека;

      2. Конституция РФ;

      3. Трудовой кодекс РФ.

А так же региональные и ведомственные подзаконные акты и нормативы.

Ориентироваться в таком объеме документов бывает нелегко. Есть ряд требований со стороны государства, которые обязательны для выполнения, а есть рекомендованные. Так, например, обязательно заключать трудовой или иной договор между работодателем и работником; работодатель должен вести воинский учет; организовывать охрану труда и пожарную безопасность. К рекомендованным функциям работодателя можно отнести организацию таких документов как должностные обязанности, положения о заработной плате и премировании.

Весь объем работы можно разделить на три блока:

      - документы кадрового учета;

      - локальные нормативные акты;

      - документы по охране труда и пожарной безопасности, воинскому учету, работе с персональными данными сотрудников.

Кадровые документы – документы, отражающие наличие трудовых отношений и движение кадров в организации.

К кадровым документам относятся:

    • Штатное расписание.
    • График отпусков.
    • Трудовые договоры и дополнения к ним.
    • Договоры материальной ответственности.
    • Приказы о приеме, увольнении и кадровых перемещениях.
    • Приказы об изменении персональных данных (фамилия, адрес…).
    • Приказы о предоставлении отпусков.
    • Приказы о поощрениях и взысканиях.
    • Личная карта сотрудника.
    • Трудовая книжка и журнал учета трудовых книжек.
    • Оформление документов на предоставление декретных отпусков и отпусков по уходу за ребенком.
    • Заявления сотрудника о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска.

Локальные нормативные акты - ряд документов обеспечивающих правовые отношения между сотрудником и работодателем.

К ним относятся:

    • Организационная структура (организующая схема).
    • Правила внутреннего трудового распорядка.
    • Должностные обязанности.
    • Положения о заработной плате и премировании.
    • Положение о работе с персональными данными сотрудников (клиентов).
    • Положение о комерческой тайне.
    • Бизнес- процессы и технологии.

Можно ли прожить без создания этих документов? Конечно, можно! Некоторые компании так и выживают. Выживают, но не развиваются.

Все просто, как в жизни. Первобытные люди не имели законов, они жили «по понятиям». Развитие цивилизации привнесло в общество законы. Что, по сути, представляет собой закон? Это то успешное действие, которое описали и с ним согласились ВСЕ! А раз согласились, значит, выполняют и всем хорошо!

Закон помогает организовывать, а не выживать.


В каком обществе хотите жить Вы? Решение за Вами!


Что такое оргполитика.

Данные рассуждения адресованы исключительно создателям компаний.

   Оргполитика, это сокращение от словосочетания организационная политика.
Что же это такое и зачем она? Постараемся разобраться.
   Вначале проясним слова.
Смысл слова «политика» лучше всего выражает его этимология: греч. politikó — государственные или общественные дела, от pólis — государство.
В Древней Греции под словом «политика» понималось всё, что относилось к государственной деятельности. Платон и Аристотель считали политикой управление государством. Аристотель, назвав человека политическим существом, считал правильным те формы государственного устройства (монархия, аристократия, полития), при которых целью политики является общее благо.
В. И. Даль рассматривал политику как науку государственного управления, виды, настроения, цели государя, образ его действий, нередко скрывающий подлинные цели. Политик по Далю, «…это умный, ловкий (не всегда честный) государственный деятель, умеющий наклонять дела в свою пользу, кстати молвить и вовремя смолчать».
Французский энциклопедический словарь Ларусс утверждает, что политика есть искусство, доктрина о государственном управлении, а так же деятельность тех, кто управляет или хочет управлять делами общества.
В Популярном политическом словаре, изданном в Москве в 1924 году, политика рассматривается как искусство управления государством и как определённое направление действий государства, партий, учреждений.
С. И. Ожегов в Словаре русского языка определяет политику как деятельность органов государственной власти и государственного управления, отражающую общественный строй и экономическую структуру страны.
Советский философский энциклопедический словарь рассматривает политику как деятельность, связанную с отношениями между классами, нациями и другими социальными группами, ядром которых является проблема завоевания, удержания и использования государственной власти.
Как видим, схожим во всех этих определениях является лишь то, что политика, это деятельность по управлению обществом.
   Теперь разберемся со словом компания. И здесь нас интересует только одна дефиниция имеющая отношение к экономике. Смотрим современный экономический словарь: «Компания - (франц. compagnie — объединение юридических и физических лиц, предпринимателей для проведения экономической (производственной, торговой, посреднической, финансовой, страховой) деятельности. Под компаниями понимают объединения, товарищества, хозяйственные общества, фирмы, корпорации, то есть предприятия, имеющие разные организационно-правовые формы (формы деловой организации работы, деятельности). Компания имеет статус юридического лица».
   Значит оргполитика – это деятельность по управлению компанией.
Теперь вы точно понимаете, что все создаваемые Вами распоряжения, отданные указания, согласованные действия, бланки договоров или отчетных документов, формы заявок или шрифт которым надо писать на вывеске название компании – это все Ваша оргполитика. Она у Вас была всегда, есть сейчас и будет существовать не зависимо от того знаете Вы об этом или нет.
   Классик менеджмента Л.Рон Хаббард пишет: «Оргполитика – это правило, способ действий или руководящее указание, благодаря которым можно успешно осуществить основную цель».
Осуществить основную цель! Это та цель, которую Вы закладывали при создании Вашей компании, та цель, ради которой ваши сотрудники приходят на работу. И это не прибыль. Нет, прибыль конечно важна в бизнесе, но это само собой разумеющийся факт. Мы ведь говорим о бизнесе а не о благотворительной акции. Цель в данном случае это то, за что Вам готовы платить деньги. То, что важно вашем клиентам, например: здоровье, безопасность, комфорт.
Вы создали игру под названием «Компания ….», создали цель игры, например: «Обеспечить каждого жителя города безопасной и комфортной мебелью для сна», определились с составом игроков – Ваша компания и каждый житель города. Теперь, настало время определить и правила игры. Именно они и будут Вашей оргполитикой. И знаете, что самое интересное?! Если Вы не установите правила, их установят за Вас, но тогда это будет уже чужая игра.
   «В игре под названием «жизнь» есть формула, говорящая о том, что нужно иметь
основную цель и дополняющие её подцели и способствовать их осуществлению.
Это делается в соответствии с «формулой оргполитики», которая состоит в следующем:

  1. Сформировать в уме, распознать, опробовать и систематизировать успешные идеи, действия и процедуры, которые способствуют осуществлению основной цели и сдерживают то, что противодействует осуществлению основной цели.
  2. Добиться, чтобы другие знали эти принципы оргполитики и понимали их в той или иной степени.
  3. Добиться, чтобы эти принципы оргполитики соблюдались». Л. Р. Хабборд.
   Я искренне желаю Вам успехов в достижении целей. В свою очередь моя компания всегда готова оказать Вам поддержку в создании правил игры, особенно тех, что создают понимание между Вами, как работодателем, сотрудниками, как наемными работниками и государством, выступающим гарантом честности, справедливости и законности в Ваших с сотрудником отношениях.
Расширения и процветания Вам!
С уважением Татьяна Безух.


Памятка для работодателя.

Собственники и руководители бизнеса время от времени задают мне один и тот же вопрос: «А какие документы должны быть в моей компании, что бы я был уверен, что проверка Трудовой инспекции мне нестрашна?».
Все очень просто! Вот они!
Документы обязательные для ведения в организациях любой формы собственности при наличии хотя бы одного сотрудника.

Наименование документа

Нормативные акты, регулирующие работу

Примечание

Правила внутреннего трудового распорядка

статья 189 ТК РФ

Эти локальные нормативные документы должны быть у любого работодателя. Составляются в произвольной форме. Особенностью содержания всех локальных документов является наличие в них условий, которые не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами

положение о защите персональных данных работников и обязательства о неразглашении персональных данных работников

ФЗ № 158

инструкции по охране труда

трудовые договоры

статьи 56 и 67 ТК РФ

штатное расписание

статьи 15, 57 ТК РФ

Наличие этих документов обязательно. Учет труда и заработной платы основывается на первичной учетной документации, которая ведется по унифицированным формам или (с 2013 г.) по формам, утвержденным работодателем. Исключение составляют карта Т 2 и табель учета рабочего времени. Они по прежнему ведутся по унифицированным формам.

график отпусков

статья 123 ТК РФ

приказы по основной деятельности

приказы по личному составу (прием, перевод, предоставление отпуска, увольнение, направление в командировку, поощрение работника)

личная карточка № Т-2

табель учета рабочего времени

трудовая книжка сотрудника

статья 66 ТК РФ и постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225

Ведутся обязательно с использованием установленных образцов

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

журнал учета прохождения инструктажа по охране труда

журнал учета мероприятий по контролю

Документы, которые могут стать обязательными.

Наименование документа

Условия, при которых эти документы становятся обязательными

Должностные инструкции (обязанности)

Если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора (либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора)

Положение об оплате труда и материальном стимулировании

Если в трудовых договорах не расписана система оплаты труда и материального стимулирования (необходимость в таком документе отпадает, если его содержание включено в состав коллективного договора или в правила ВТР)

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем

Если в организации есть такой режим работы

График сменности

Если в организации введена сменная работа

Положение об охране коммерческой тайны

Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны

Коллективный договор

Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

Договор о коллективной материальной ответственности

Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица

положение о защите персональных данных клиентов и обязательства о неразглашении персональных данных клиентов

ФЗ № 158. Если организация собирает такие данные, например, при оформлении карт скидок для клиентов.

Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации:
  • приказов по личному составу,
  • трудовых договоров,
  • личных дел,
  • личных карточек № Т-2,
  • отпусков,
  • направления в командировки,
  • выдачи командировочных удостоверений,
  • учета совместителей.
а также журналы:
  • учета листков нетрудоспособности,
  • выдачи справок,
  • проверок состояния воинского учета,
  • прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования
  • и т. д.
При этом можно использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы этих документов. Но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован, заверен руководителем организации.
Необходимо упомянуть, что работодатели могут создавать и другие локальные нормативные документы, наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, облегчать процесс адаптации новых сотрудников (положения о персонале, аттестации, адаптации и т. д.).
Наша компания готова помочь Вам в организации кадрового учета или его восстановлении. Мы разрабатываем локальные нормативные акты для каждой конкретной компании с учетом ее специфики.
Обращайтесь по телефону 8 911 45 232 57, или используйте форму связи на сайте.